Wat kost een Shopify-migratie, en waarom een decision map eerst

"Wat kost een migratie naar Shopify?" is de eerste vraag in bijna elk gesprek, en het is de verkeerde eerste vraag. Niet omdat het antwoord geheim is, maar omdat het antwoord bijna niets zegt over wat je krijgt. Een webshop overzetten kan vrij makkelijk. Producten exporteren, importeren, thema kiezen, live. Daar zit het geld niet.

Het geld zit in wat er mee moet. Oude URL's, productdata die verspreid staat over platform, spreadsheets en plugins, checkoutregels, voorraadlogica, reviews, klantdata, fulfilment, tracking, en de kleine workarounds die ooit tijdelijk waren en inmiddels bedrijfskritisch zijn. Als je die keuzes niet eerst zichtbaar maakt, staat dezelfde rommel straks in Shopify. Alleen met een nieuw thema eroverheen. Dat noemen we platformschuld, en een migratie is het enige moment waarop je hem gratis kwijt kunt.

“Het doel is niet alleen live op Shopify. Het doel is live op Shopify zonder je oude platformschuld mee te verhuizen.”

Wat de prijs bepaalt (en wat niet)

Het aantal producten is bijna nooit de driver. Tienduizend producten met een schone structuur zijn goedkoper te migreren dan vijfhonderd producten waarvan de specificaties in drie plugins, een ERP en een Excel van de inkoper staan. Wat de prijs wél bepaalt, in de volgorde waarin we het tegenkomen:

Plugins en apps die vertaald moeten worden. Elke plugin is een oude platformbeslissing. Sommige worden Shopify-native (metafields in plaats van custom fields, Functions in plaats van een kortingsplugin), sommige worden een app, sommige worden maatwerk, en een verrassend deel kan weg. Het uitzoeken daarvan is werk, en het bepaalt de rest van de scope.

Integraties. ERP, PIM, boekhouding, fulfilment, betaalprovider. Elke koppeling heeft een eigenaar, een data-richting en een moment waarop hij tijdens de overgang niet mag breken. Twee integraties zijn een ander project dan nul.

B2B, abonnementen en meerdere stores. Zakelijke klanten met prijslijsten en betaaltermijnen, abonnementen met lopende contracten, of meerdere landen die elk hun eigen winkel hadden: dit zijn geen extra producten, dit zijn extra datamodellen. Ze horen native in Shopify, maar iemand moet ze eerst modelleren.

SEO-omvang. Een shop die driekwart van zijn omzet uit organisch verkeer haalt, heeft een redirect-map nodig die op URL-niveau klopt, en een launch waarbij je die dag nog kunt terugdraaien. Een shop die op ads draait heeft dat niet.

Custom logica. De omega-3-calculator, de productkiezer, de maatwerk-verzendregel voor één klantgroep. Alles wat in de oude shop met code is opgelost, moet opnieuw worden gebouwd of bewust worden losgelaten.

Timing. Een migratie in het piekseizoen is duurder dan dezelfde migratie in februari, omdat elk risico dan omzet kost. Soms is het beste advies: nu niet.

Twee shops, één platform, twee routes

Twee WooCommerce-shops die we vorig jaar doorlichtten laten zien waarom het aantal producten er niet toe doet. Een supplementenmerk draaide op 37 plugins: vertaalplugin, checkout-upsells, een calculator, custom fields, abonnementen. Internationale groei stond op de planning. De route werd Shopify Plus, vanwege checkout extensibility voor de kassakoopjes en Markets voor de landen, met een app-stack van 37 plugins naar ongeveer vijf tot tien apps, en een expliciet advies om niet vóór februari te migreren.

Een drankenmerk draaide op 42 plugins, waarvan 31 actief, met een laadtijd waar de meetscore rood van werd. Hier was Plus niet nodig: de checkout hoefde niet aangepast, de complexiteit zat in een toekomstige single sign-on tussen shop, streaming en events. Die werd een aparte laag naast de shop. Route: een lager plan, van 42 plugins naar ongeveer vijf apps, en de SSO als eigen fase.

Dezelfde vraag, twee heel andere antwoorden. Het verschil zat niet in de catalogus maar in de plugins, de checkout en de plannen voor daarna. Dat is precies wat een offerte zonder diagnose niet kan zien.

De routes en wat ze kosten

We werken met een ladder, zodat de investering meegroeit met het risico en niet met een gok vooraf. Alle bedragen zijn indicaties exclusief btw; na de scope krijg je een vaste projectprijs.

Route                        Wanneer                                              Indicatie (ex btw)

Migratie Decision Map        Scope, data, SEO of integraties zijn nog onzeker      € 2.500 tot € 4.500
Migratie + Build             Migratie plus Shopify-setup, thema, productmodel,     vanaf € 25.000
                             SEO-launch, met bewust achtergelaten platformschuld
Complex Shopify-traject      Plus, B2B, ERP, abonnementen, meerdere stores         op scope, boven Migratie + Build
                             of zware data
Doorontwikkeling na livegang Vaste capaciteit per maand, maandelijks opzegbaar      per maand, op basis van roadmap

De Decision Map is de eerste trede en hij is bewust betaald. Niet omdat we niet gratis willen praten, dat doen we in een fit call ook, maar omdat een migratie zonder diagnose een prijs is die op aannames rust. Of hij is te laag en de scope wordt onderweg dichtgetimmerd, of hij is te hoog omdat alles wat onzeker is een marge heeft gekregen. Beide zijn slecht voor jou.

Wat een Migratie Decision Map oplevert

Eén tot twee weken, en aan het eind heb je een document waarmee je ook naar een ander bureau kunt. Dat is de toets: als de uitkomst alleen bruikbaar is als je met ons verder gaat, was het geen diagnose maar een offerte.

Wat erin zit. De keep-kill-translate-lijst: wat moet mee, wat kan weg, wat moet anders gemodelleerd worden in Shopify. De data mapping: producten, varianten, collecties, klanten, orders, reviews, abonnementen, metafields en contentvelden, met per categorie de diepte die je echt nodig hebt (historische orders voor je supportteam, of alleen de laatste twee jaar). De URL- en SEO-launchmap: welke URL's ertoe doen, hoe de redirects lopen, wat er met metadata, indexeerbaarheid, tracking en feeds gebeurt. De app-native-custom-matrix: per functie de beslissing, en de motivatie erbij. De integratiecheck: voorraad, prijzen, orders, fulfilment, ERP, PIM, middleware, betalingen, verzending, met per koppeling wie de eigenaar is.

En de uitkomst die er het meest toe doet: welke route past, met een prijs die op de scope rust in plaats van op een schatting. Soms is dat een kleinere migratie dan je dacht. Soms is het advies om eerst iets anders te doen.

De kosten die niemand in de offerte zet

Piekseizoen. Migreren in oktober betekent dat elke fout tussen Black Friday en Kerst valt. De migratie zelf wordt er niet duurder van, de risico's wel. Plan het begin van het jaar, of accepteer bewust het risico.

Content opschonen. Achthonderd producten waarvan tweehonderd al twee jaar niet verkocht zijn, drieduizend blogposts uit een SEO-strategie van 2019: die meenemen kost mapping-tijd en levert niets op. Het besluit om ze niet mee te nemen moet iemand bij jou nemen, en dat kost intern tijd die geen bureau kan overnemen.

Klantwachtwoorden. Die migreren niet mee, op geen enkel platform. Je klanten moeten een nieuw wachtwoord kiezen, of je zet nieuwe klantaccounts in met een inlogcode per mail. Dat is een communicatiemoment, geen technisch detail.

Reviews. Ze zitten vaak vast in een oude plugin of een reviewplatform met een eigen export. Soms gaan ze schoon mee, soms verlies je de koppeling met het product, soms kost de export een licentie-upgrade bij de oude leverancier.

Dubbele licenties. Tijdens de overgang draaien beide shops. Hosting, plugins en Shopify lopen een paar weken naast elkaar. Klein bedrag, maar het staat zelden in een begroting.

Interne tijd. Een migratie vraagt beslissingen van marketing, operations, finance, support en techniek tegelijk. Zonder interne eigenaar die die beslissingen mag nemen, wordt elke vraag een week vertraging. Dat is de grootste verborgen kostenpost van allemaal.

Voor wie dit niet is

Eerlijkheid vooraf bespaart ons allebei een gesprek. Deze aanpak past niet als je alleen de goedkoopste manier zoekt om productdata over te zetten; daar zijn migratie-apps voor en die doen dat prima. Hij past niet als er intern niemand is die keuzes mag maken over data, SEO, content, checkout en operatie. Hij past niet als het project eigenlijk over CRO, branding of marketing gaat en de migratie een bijzaak is. Hij past niet als je omzetgroei verwacht van technisch migratiewerk; een schonere basis maakt groei makkelijker, maar levert hem niet. En hij past niet als je alles uit de oude setup één-op-één wilt kopiëren zonder over de afwegingen te praten, want dan verhuist de platformschuld gewoon mee.

Past het wel, dan is de volgorde simpel. Eenvoudige migratie: een fit call van een half uur, daarna een scope en een vaste prijs. Onduidelijke of risicovolle migratie: de Decision Map eerst. Daarna weet je wat de juiste route, prijs en planning is, en kun je die beslissing nemen met een document in de hand in plaats van een gevoel.